¿Qué es un acuerdo de confidencialidad?
Según la Norma en Colombia, un acuerdo de confidencialidad es un documento que se firma entre partes, en el cual una o las dos partes se comprometen (ósea, emanan su voluntad) a no divulgar ni compartir cierta información a terceros. Información que una o las dos partes desean proteger y puede ser necesaria en una etapa de negociación o también nombrada etapa precontractual. Es decir, dicho de otra forma, se comprometen a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, durante determinado tiempo.
Estos acuerdos de confidencialidad (NDA, por sus siglas en inglés: Non Disclosure Agreement) pueden surgir entre: empresas digitales y colaboradores, entre profesionales que participan de un proyecto o iniciativa, entre empresas e inversores, entre los socios de un proyecto, entre influencer´s y patrocinadores, otras posibilidades. Pueden ser firmados por personas naturales y/o personas jurídicas.
Es lo mismo una cláusula de confidencialidad que un acuerdo de confidencialidad?
NO. El acuerdo de confidencialidad es un contrato autónomo e independiente, que también lo componen clausulas, más, sin embargo, el acuerdo tiene este único fin y se da generalmente antes (etapa precontractual) a un acuerdo final.
Mientras que la cláusula de confidencialidad depende del contrato del cual hace parte. Una cláusula es lo que compone un contrato o un acuerdo, en ellas se define el contenido de las obligaciones. Por ejemplo, hay cláusulas en las que se determina la forma de pago, el servicio a realizar, el tiempo y forma de entrega y otras en las que se definen obligaciones adicionales como el deber de confidencialidad durante el tiempo que dure el contrato o según se halla pactado.
Adicionalmente, los acuerdos de confidencialidad generalmente se celebran en una etapa de negociación (precontractual) en la cual las partes apenas están realizando un acercamiento, mientras que la cláusula de confidencialidad es acordada dentro del contrato final.
Por lo tanto, para saber cuál de los dos usamos vamos a tener en cuenta en qué momento vamos a revelar la información confidencial, si es en etapa de negociación celebramos un acuerdo de confidencialidad, pero si la vamos a revelar durante la ejecución del contrato, dentro del mismo se incluye esa cláusula de confidencialidad.
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Qué información puede ser objeto del acuerdo de confidencialidad?
No existe una lista taxativa de información que deba ser considerada confidencial. La información que se puede incluir en un acuerdo de confidencialidad y que no puede ser divulgada puede hacer referencia a cualquiera de los ámbitos relativos a la empresa. Los secretos empresariales que suelen incluirse en acuerdos de confidencialidad suelen hacer referencia a:
- Conocimientos tecnológicos, científicos o industriales (patentes, fórmulas y similares).
- Aspectos comerciales y organizativos (estrategias comerciales, planes de marketing, protocolos de venta, investigaciones de mercado, entre otros).
- Datos relacionados con contabilidad y finanzas (datos económicos, costes de producción, inversiones, fuentes de financiación y relacionados).
- Información relativa a la actividad propia de la empresa (como fechas de lanzamiento o información sobre clientes y proveedores).
La información que se incluye en un acuerdo de confidencialidad debe tener un valor comercial económico, que ofrezca un avance, mejora o ventaja competitiva al titular de esta. No es habitual incluir en un acuerdo de este tipo información de dominio público o carente de interés o valor, ya que proteger esta información carece de sentido.
En un acuerdo de confidencialidad se suele proteger la información de la empresa, que es la propietaria de los datos recogidos en el objeto del contrato. Sin embargo, en los acuerdos bilaterales que implican a dos empresas se puede recoger información de ambas organizaciones, por lo que el secreto de confidencialidad es en ambos sentidos, y el objeto del acuerdo tendrá información de ambas empresas.
Por ejemplo, imaginemos que la empresa MOVILIS.SAS se dedica a llevar la contabilidad de distintas empresas de importaciones de autopartes del país. Esta empresa por ejemplo debe firmar con todos sus clientes acuerdos de confidencialidad, pues, aunque no maneje información de patentes, derechos de autor, la información sobre la que recaerá el documento, poseerá especial protección, al ser datos sensibles y relevantes para la empresa que contrata. En este caso serán aquellos datos financieros. De este e ejemplo podemos evidenciar que una información que se considera confidencial no necesariamente tiene que estar patentada, protegida por derechos de autor o constituir un secreto empresarial, pues se entiende que estas cosas ya gozan de una protección especial por la ley, lo cual no obsta para que se incluyan en un acuerdo, pero por lo general en él se impone la obligación de guardar información que no se puede proteger de alguna otra forma más.
- Nivel de confidencialidad alto – sólo la dirección puede tener acceso a la información.
- Nivel de confidencialidad medio – los asistentes encargados del servicio específico pueden tener acceso a la información.
- Confidencialida – baja – los empleados del día a día pueden tener acceso a la información.
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¿Cuáles son los principales elementos de un acuerdo de confidencialidad?
En Colombia la información minima que la ley exige en su contenido es:
- Nombre y cédula de identificación Las partes contratantes.
- Dirección físicas y digitales de las partes.
- El objeto del acuerdo de confidencialidad, es decir, una descripción lo más precisa posible del motivo del intercambio de información, así como una definición clara y completa de la información que debe mantenerse en secreto.
- Duración y alcance de la obligación de confidencialidad.
- Posibles disposiciones de protección del cliente.
- Cláusula de no competencia y no captación.
- Derechos de uso.
- Sanción contractual, en caso de incumplimiento de las obligaciones de confidencialidad y otras obligaciones contractuales.
- Herramientas de Seguridad digital para la protección de los datos a nivel digital.
- Responsabilidad en caso de hurtos de los datos por ataques de hackers.
- Obligaciones de devolución y destrucción de la información.
- Clausula penal.
- Condiciones de divulgación de la información a terceros.
Los acuerdos de confidencialidad deben contener clausulas lo más detalladas y sencillas posibles para evitar disputas posteriores. Hay que tener en cuenta que éstas no deben formularse de forma extensa por el contrario debemos ser sencillos, claros y breves en la redacción, pues tanto rodeo puede sobrepasar rápidamente los límites legales o dar lugar a la violación de la buena fe y/o algún otro derecho.
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¿Qué consecuencias legales genera incumplir un acuerdo de confidencialidad ?
Recuerda que este tipo de contratos busca prohibir diversas acciones, con la información brindada y el incumplimiento de estas tendría como consecuencia la indemnización económica de perjuicios a favor del afectado hasta la finalización del contrato. Ten cuenta que incluso en ocasiones la pena por el incumplimiento de un acuerdo de confidencialidad podrá ser de hasta cuarenta y ocho a ciento veintiséis meses de prisión y multas con salarios mínimos vigentes dependiendo la naturaleza del acuerdo según lo indicado en el Código Penal Colombiano. Así que lo correcto es que todas las partes sigan los lineamientos que en el acuerdo son descritas para evitar cualquier tipo de inconveniente legal.
La información confidencial corre el riesgo de ser divulgada de forma no deseada. El incumplimiento del acuerdo de confidencialidad como ya lo vimos puede ocasionar sanciones y multas para quien lo incumple, más sin embargo ten en cuenta que por el otro lado también se debe indemnizar por perjuicios a favor de la parte afectada quien sí cumplió el acuerdo. Sobre los acuerdos de confidencialidad en Colombia son regulados según su naturaleza, ósea laboral, laboral – administrativo, comercial, etc., así:
- Acuerdos de confidencialidad con empleados, el artículo 62, del Código Sustantivo del Trabajo establece que como una justa causa de despido cuando un empleado revela secretos técnicos o comerciales, o da a conocer asuntos de carácter reservado con perjuicio a la empresa.
- El Código Penal también regula la divulgación y empleo de documentos que deben permanecer en reserva o secreto artículo 194.
- El Código de Comercio y regula la violación de reserva industrial o comercial en su artículo 308, entre otros.
En la transformación Digital Empresarial la información confidencial puede hacerse accesible a un público de millones de personas en un abrir y cerrar de ojos. Por esta razón, los acuerdos de confidencialidad son una base indispensable para mantener correctamente relaciones comerciales con parthner´s y evolucionar al ritmo que nos exige el día a día.
Es tanto para las grandes empresas como para los emprendedores el acuerdo de confidencialidad una herramienta fundamental para su crecimiento organizacional, de una manera segura, permitiendo esta minimizar el riesgo legal que se presenta en el uso abusivo y/o hurto de esa información sensible. Es por esto por lo que te invitamos desde transformación Digital Empresarial a aprender más acerca de estas habilidades legales que todo emprendedor debe conocer, asistiendo a nuestras charlas y expandiendo su conocimiento con nuestros cursos de actualizaciones legales para emprendedores digitales.
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